Mijn mailbox had de neiging de leiding te nemen en mijn leven te gaan regeren. Ik opende hem minstens elk uur en ik probeerde ook zo snel mogelijk op alles te reageren. Wilde ik dat eigenlijk wel? Nee, want het leverde stress op. Dat moest dus anders. Inmiddels heeft mijn mailbox weinig tot niets meer te vertellen over mijn dagindeling.
Even snel mails checken…
Toen ik nog werkte, was mijn mailbox één van de grootste bronnen van ergernis, stress en echte spanning. Ieder moment van de dag kon er een dringende of moeilijke vraag in binnen komen stromen en dat vond ik een nare gedachte. Daarnaast waren er veel korte vragen en die beantwoordde ik dan ‘even snel’. Al met al ging daar stiekem meer tijd in zitten dan je zou denken. In de laatste week dat ik werkte, veranderde ik van tactiek. Ik had namelijk ergens gelezen (vraag me niet waar, want ik bladerde in een wachtkamer door een blad en zag het daar toevallig staan) dat je je mail niet de hele dag open moet zetten. Een paar keer per dag kijken is echt genoeg. Dat vond ik een briljante les. In die laatste week dat ik werkte, opende ik mijn mailbox dus op vaste momenten en ik merkte dat dat rust gaf. Niet steeds iets wat even tussendoor kwam, maar aandacht voor mails als ik dat wilde.
Het principe van ‘even snel’ paste ik onbewust de afgelopen jaren ook toe op mijn persoonlijke mailbox. Ik keek minimaal elk uur, maar misschien nog wel vaker. Het was een soort gewoonte geworden, zoals ik ook zonder na te denken mijn haar honderd keer per dag achter mijn oor stop. Zo was het met mijn mail ook. Terug van een rondje fietsen? Als mijn rondje was opgeslagen in Strava, ging mijn hand automatisch naar de app met mails. Even snel kijken.
Kijken is iets anders dan beantwoorden
Als ik op zo’n ‘even snel’ moment zag dat ik een mail had, las ik die altijd direct. Uiteraard beantwoordde ik zo’n mail dan niet terwijl ik nog ongeveer met één voet op een trapper stond, maar ik las hem wel. Dan is er toch geen probleem? Voor mij was dat er wel. Als ik namelijk een mail eenmaal had gelezen, bleef die in mijn hoofd zitten en dan moest er nog wat mee. Ik kon en kan niet bedenken dat ik dan morgen even de tijd neem om zo’n mail te beantwoorden. Het feit dat die mail er is, zorgt ervoor dat mijn hoofd al is gaan draaien en dat ik nu actie wil ondernemen. Ik kan nu eenmaal moeilijk dingen loslaten. Ik beantwoordde mails dus niet gelijk, maar het effect was er al: onrust, want ik moest er nog iets mee.
Dag mailbox: ik regeer!
Dat moest anders, vond ik. Ik besloot een paar maanden geleden dat ik voortaan nog maar één keer per dag mijn mailbox zou openen. Dat zou ik doen op een moment dat ik rustig de tijd zou hebben om alles te lezen en te beantwoorden.
Zo geschiedde. Pas toen merkte ik hoe vaak mijn hand automatisch naar de app van mijn mailbox ging. Dat leerde ik gelukkig al snel af. Het bevalt me heel goed. Er lijkt in de praktijk weinig veranderd, want ook toen ik nog tig keer per dag keek, beantwoordde ik mails niet altijd. Oké, het duurt nu soms langer voor iemand een heel kort antwoord krijgt op een makkelijke vraag, maar daar moeten ze dan maar aan wennen.
In mijn hoofd is er gelukkig wél heel veel veranderd. Ik weet gewoon niet of er iemand iets heeft gevraagd of dat er digitale post is van één of andere instantie. En dus hoef ik er niet over na te denken wat ik ga antwoorden en wanneer ik dat ga doen. Als ik vandaag mijn mail heb gelezen, kijk ik er tot morgen niet meer naar om. Dat bevalt me zo goed, dat ik nooit meer anders wil. Ik regeer nu over mijn mailbox en mijn mailbox niet over mij(n gedachten). Veel beter zo!
Hoofdtaal 
Goed gedaan! Met name die “even-snel-mailtjes” zijn echt fnuikend voor je productiviteit enzo, dat merk ik ook. Even één of twee mailtjes beantwoorden en voor ik het weet is het toch weer een kwartier of zelfs een half uur later. En ben ik helemaal uit mijn concentratie. Terwijl ik zelden mailtjes binnenkrijg die binnen een dag beantwoord moeten worden.
LikeGeliked door 1 persoon
Goed bezig!
LikeGeliked door 1 persoon
Herkenbaar en een goede oplossing! Meer tijd voor jezelf!
LikeGeliked door 1 persoon
Hele goede oplossing. want echt, het scheelt zoveel tijd (en humeur).
Ik kijk nu 1x per dag op een vaste tijd.
LikeLike
Een vaste tijd doe ik niet, maar ik probeer wel altijd te kijken tijdens ‘kantoortijden’, zodat ik een instantie kan bellen als ik een mail heb waar ik niks van snap. Anders lig ik er weer een nacht van wakker.
LikeLike
Om deze reden heb ik geen mail-app op mijn telefoon, geen whatsapp en mogen heel veel apps mij geen pushberichten sturen. Vinden die apps niet leuk. Jammer voor ze :p
LikeLike
Pushberichten zijn bij mij ook allemaal uit. Alleen als ik een berichtje in WhatsApp krijg, zie ik dat bovenaan aan het icoontje, maar er komt geen geluid o.i.d.
LikeLike
Goed bezig!
LikeGeliked door 1 persoon
Heel Mindful bezig dus, met aandacht op het moment dat het jou past. Kun je ook toepassen op collega’s die net even te vaak je aandacht willen.
LikeLike
Klopt!
LikeLike
Van veel mailtje zou ik ook heel onrustig worden, het is één van de redenen dat ik “geen computer heb” voor instanties en bedrijven, dus geen geen mailadres;-) Heerlijk rustig , Iedereen die belangrijk voor me is kan me een app sturen. Ik hecht veel waarde aan persoonlijk contact, al dan niet per telefoon, en dat dwing ik af door “geen computer te hebben, vaak ook geen mobiele telefoon. Maar ja, mijn geboortejaar (1942) maakt dat natuurlijk iets aannemelijker dan het jouwe.;-)
LikeLike
Ja, zo’n geboortejaar is dan echt een voordeel! Ik heb om dezelfde redenen heel lang mijn mobiele nummer met zo min mogelijk mensen gedeeld. “Heeft u ook een mobiel nummer?” Eh… Ik vind namelijk nog steeds: als ik niet thuis ben, moet je me niet bellen. Ik vind het echt heel naar om overal en nergens door weet ik veel wie maar altijd gebeld te kunnen worden. Ik geef dus nog steeds heel vaak alleen mijn vaste nummer door.
LikeLike
Ja ik ook. Alleen als het in mijn belang is om het te delen.
LikeGeliked door 1 persoon
Top!! Goed bezig! Je verhaal confronteert mij ook wel. Ik heb het daar ook wel moeilijk mee. Ik check zelf ’s avonds nog m’n mails en de mailbox blijft de hele dag openstaan. Alles meteen lezen, alles meteen antwoorden. Nu ik dit gelezen heb ga ik toch nog maar eens proberen om er bewuster mee om te gaan!
LikeLike
Dat heb ik ook jaren gedaan. Ik keek gerust ’s avonds voor ik naar bed ging nog even in de mailbox van mijn werk. Voor mij was dat echt niet handig.
LikeLike
Dat klinkt heel verstandig. Ik vind dat nog wat lastiger. Ik kijk toch wel heel vaak in mijn mailbox, maar dat is ook omdat er opdrachten in kunnen zitten waarmee ik een boterham probeer te verdienen voor ons gezin.
LikeLike
Snap ik heel goed!
LikeLike
Wat verstandig. Ik vind dit nog wel lastig, vooral als ik op reactie van iemand aan het wachten ben voor mijn studie heb ik de neiging elke 10 minuten mijn mail box te openen. Maar dat is inderdaad alleen maar stressvol.
LikeLike
Als ik op een reactie zit te wachten, heb ik ook wel de neiging om vaker te kijken.
LikeLike
Dat moet ik maar gaan toepassen op de berichtjes in mijn reader.
Ik lees ze, om ze vervolgens de volgende dag nog eens te lezen, omdat je niet precies meer weet waar of het overging.
Voordat ik dan reageer op een berichtje ben ik soms drie dagen verder, ook zo handig.
LikeLike
Dat deed ik toen ik net blogde ook vaak. Inmiddels neem ik één keer per dag de tijd om alles te lezen en te beantwoorden.
LikeLike